Mengurus Sendiri Legalisir Akta Kelahiran

// GEFELICITEERD! CONGRATULATIONS! SELAMAT! Bagi kalian yang sudah fix berangkat lanjut kuliah S2 ke luar negeri, ke Belanda khususnya. Namun perjuangan belum berakhir. Setelah semua hal yang menyangkut perjuangan belajar bahasa IELTS, mendaftar ke Universitas, dan apply beasiswa, masih ada hal lain yang perlu diurus terkait persiapan keberangkatan kita. Selain mengurus visa, form universitas, insurance, dan lainnya, bagi kalian yang mau studi di Belanda (saya kurang tahu untuk kebijakan di negara/kota lain), khususnya di Wageningen University, kalian harus mengurus legalisir Akta Kelahiran untuk mendapatkan residence permit yang dikeluarkan oleh Wageningen Manucipality (Pemerintah Kota Wageningen) sesaat setelah sampai di Kota Wageningen (not sure menyebut ini Kota, sebenernya ini adalah sebuah Desa -- sama seperti kata Wicak kepada Lintang di novel Negeri Van Oranje). Untuk mendapatkan legalisir Akta Kelahiran itu ada beberapa langkah yang harus kita lakukan (lebih tepatnya perjuangan sih, bagi yang mau mengurus sendiri lho ya).

/ 1. Mengurus Akta Kelahiran Kutipan Kedua (Akta Kelahiran Dwi Bahasa) ke Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil daerah masing-masing. Berhubung saya adalah generasi 90-an (generasi paling bahagia di dunia Indonesia -- katanya sih begitu), Akta Kelahiran saya belum dalam dwi bahasa (Bahasa Indonesia dan Inggris), bahkan Aktanya masih diketik menggunakan typewriter. Maka dari itu, saya harus urus Akta Kelahiran Kutipan Kedua di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Klaten (tempat akta kelahiran saya terdaftar). Karena Bapak saya seorang PNS di Kabupaten Klaten, sehingga saya tidak perlu pusing untuk datang ke dinas tersebut. Cukup masukan semua persyaratan dokumen ke dalam stopmap dan Bapak saya akan menitipkannya ke rekan kerja yang ada di dinas tersebut (Ini adalah salah satu budaya birokrasi peninggalan Belanda, yang mana jika kita sudah kenal dengan orang di dalam birokrasi, semua urusan pelayanan akan menjadi lebih gampang). Karena tiap daerah memiliki kebijakan masing-masing, jadi silakan menghubungi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil tempat akta kelahiran kita terdaftar.

/ 2. Mengurus Legalisir Akta Kelahiran di Kementrian Hukum dan HAM (Kemenkumham) Jakarta. Setelah mendapatkan Akta Kutipan Kedua (Akta Kelahiran Dwi Bahasa) dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil daerah masing-masing, maka langkah selanjutnya adalah melaukan legalisir ke Kemenkumham, Jakarta. Namun ada sedikit tips dari saya, yang mana hal ini belum banyak disosialisasikan kepada khalayak ramai. Sebelum datang ke Kemenkumham, saya sarankan untuk menghubungi Kemenkumham bagian Ditjen AHU (Administrasi Hukum dan Umum) untuk menanyakan apakah pejabat Dinas yang menandatangani Akta Kelahiran kita namanya terdaftar di sistem Kemenkumham. Apabila belum terdaftar, Ditjen AHU Kemenkumham akan meminta kita untuk mengisi sebuah specimen form yang berisi tabel kosong yang digunakan untuk meminta indentifikasi tertulis dari pejabat yang menandatangani Akta Kelahiran kita yang terdiri dari kolom nama lengkap, tanda tangan, paraf, dan cap stempel dinas. Krocek tersebut untuk mengantisipasi teman-teman yang datang dari luar kota bahkan luar pulau. Selain itu, sebelum ke kantor Kemenkumham, lengkapi dulu dokumen-dokumen kita. Dokumen yang perlu dibawa adalah sebagai berikut:

- Akta Kelahiran Asli, 

- Fotokopi Akta Kelahiran, 

- Fotokopi KTP, 

- 1 materai Rp 6000,- ,

- Specimen form (jika perlu)

Masukkan seluruh dokumen ke dalam map berwarna kuning. Setelah sampai di kompleks kantor Kemenkumham di Jl. H.R. Rasuna Said Kav. 6-7 Kuningan, Jakarta, tujulah gedung yang paling dekat dengan jembatan penyeberangan. Di Lantai 3 gedung itulah kantor pelayanan umum Ditjen AHU berada (Kantor pelayanan ini buka dari jam 08.00-15.00 pada hari biasa -- datanglah pagi-pagi karena masih sangat sepi). Ambil nomor antrian, duduk manis sampai dipanggil nomor antriannya dan menuju loket sesuai dengan yang diberitahukan. Berikan seluruh dokumen kepada petugas dan petugas akan mengecek seluruh dokumen. Kita juga disuruh untuk mengisi sebuah form permohonan legalisir saat disitu. Setelah itu, bayar biaya legalisir ke stand bank BNI (ada di dalam ruang kantor pelayanan umum Ditjen AHU) dan membayar sebesar Rp 25.000,-. Berikan bukti pembayaran ke petugas di loket tadi dan kita akan diberi sebuah kertas tanda terima yang nantinya digunakan untuk mengambil legalisirnya (Note: yang dilegalisir adalah Akta Kelahiran Asli nya, nanti akan dicap dan ditanda tangani di atas materi oleh pejabat berwenang di Ditjen AHU Kemenkumham pada bagian belakang Akta Asli kita). Prosesnya 3 hari (saat itu saya memasukkan hari Senin dan disuruh ambil hari Kamis). Setelah menunggu 3 hari, ambillah Akta Kelahiran kalian di siang hari (Pukul 11-14.00) hal ini karena terkadang kita harus menunggu tanda tangan atau pendistribusian berkas yang telah ditanda tangani dari kantor pejabat berwenang ke kantor pelayanan umum Ditjen AHU, yang biasanya dilakukan di pagi hari pukul 09.00-10.00.

/ 3. Mengurus Legalisir Akta Kelahiran di Kementrian Luar Negeri (Kemenlu) Jakarta. Setelah mendapat legalisir dari Kemenkumhan, hal selanjutnya adalah meminta legalisir ke Kemenlu RI. Datanglah ke kompleks kantor Kemenlu RI di daerah Banteng, Jakarta dan masuk ke pintu gerbang sebelah kiri dari gedung pancasila (perspektif sisi gedung pancasila). Masuk ke kantor pelayanan umum Kemenlu RI dan ambil nomor antrian dan mengisi formulir permohonan legalisir (telah tersedia disana atau dapat didownload di website Kemenlu). Datang ke loket dan memberikan dokumen Akta Kelahiran Asli saja (masukan ke dalam stopmap kuning -- bekas dari Kemenkumham tadi aja biar irit :D) dan membayar sebesar Rp 10.000,- langsung di loket tersebut (cash). Prosesnya selama 2 hari kerja (Saya memasukan berkas hari Kamis dan disuruh ambil Senin siang -- saat bulan puasa pelayanan buka pukul 08.30-14.00 WIB). Setelah menunggu selama 2 hari, seperti yang diberitahukan kepada saya, hari Senin pukul 11.30 saya tiba di Kemenlu untuk mengambil Akta Kelahiran saya. Namun ternyata berkas saya belum ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang. Walhasil saya pulang dengan kehampaan (haseekk..) dan harus menunda jadwal pulang kampung saya (extend di Jakarta yang berarti intensitas uang muncrat dari kantong akan lebih banyak). Akhirnya hari Selasa siang (pukul 11.00) saya kembali ke Kemenlu dan Akta Kelahiran saya sudah selesai dilegalisir oleh Kemenlu.

/ 4. Mengurus Legalisir Akta Kelahiran di Kedutaan Besar Kerajaan Belanda (Kedubes Belanda) Jakarta. Setelah mendapatkan legalisir dari Kemenlu, langkah selanjutnya adalah memohon lagalisir ke Kedubes Belanda yang berada di daerah Kuningan, Jakarta. Karena jam pelayanan pemasukan berkas legalisir Akta Kelahiran di Kedubes Belanda adalah pukul 08.00-12.00, maka saya datang ke Kedubes pada haru Rabu (tidak langsung setelah ambil Akta Kelahiran di Kemenlu jam 11.00). Dokumen yang perlu dibawa hanyalah Akta Kealhiran Asli yang sudah dilegalisir Kemenkumhan dan Kemenlu dan persiapkan uang pas Rp 390.000,- (jumlah ini berlaku pada saat saya memproses legalisir bulan Juni 2016). Pukul 08.00 saya sampai di Kedubes Belanda dan masuk lewat pintu samping, setelah tubuh dicek melalui metal scanner, dan barang-barang (tas) diperiksa melalui mesin x-ray, saya masuk ke ruang tunggu I (lokasinya terbuka, saya ibaratkan ini seperti terasnya Kedubes Belanda). Sebelum masuk ke ruang tunggu II yang merupakan ruang pelayanan, kita harus menitipkan barang-barang termasuk HP kita di dalam loker yang telah disediakan. Masuk ke ruang tunggu II/ruang pelayanan, saya masuk ke loket IV (di bagian tengah) dan dilayani dengan penuh antusias oleh petugas perempuan yang sangat ramah dan always smile. Setelah memberikan Akta Kelahiran Asli dan membayar dengan uang pas, saya diberi tanda terima yang nantinya digunakan untuk ambil berkas Akta Kelahiran yang sudah dilegalisir. Prosesnya tidak sampai 1 hari, hanya beberapa jam saja. Jam pengambilan berkas legalisir adalah pukul 14.00-15.00 WIB. Saat itu saya mengambil berkas Akta Kelahiran legalisir saya pukul 15.00 lewat dikit, dan untungnya petugasnya masih masu melayani dan tetap antusias dan always smile. Setelah tanda tangan di sebuah form, saya diberi Akta Kelahiran saya yang sudah dilegalisir dan bukti pembayaran. Done! Akhirnya selesai juga.

________

/ Intermezzo:

Bagi Anda yang tidak bisa mengurus sendiri legalisir Akta Kelahiran Anda, jangan kuatir, banyak jalan menuju Roma. Anda bisa memanfaatkan jasa (calo) pemrosesan legalisir Akta Kelahiran (sudah mencakup ketiga institusi tersebut dan terkadang juga sekalian diuruskan Akta Kelahiran Kutipan Kedua nya). Ada beberapa jasa dengan harga yang berbeda-beda. Jika Anda adalah orang yang sulit percaya pada sebuah lembaga jasa atau seseorang, maka Anda lebih tepat untuk mengandalkan jasa GROW (Groningen-Wageningen Universiity) yang merupakan representatif kedua universitas tersebut di Indonesia, hubungi email info@growoffice.net, Anda bisa memanfaatkan jasa dari lembaga tersebut dengan membayar sebesar Rp 1.800.000,- (berlaku saat saya ditawari jasa dari GROW, 4 Mei 2016). Namun bila Anda merupaakn tipe orang yang "Yang penting jadi tapi murah" dan gampang percaya kepada seseorang, maka Anda lebih cocok untuk menggunakan jasa sebuah perusahaan jasa legalisasi dan penerjemah tersumpah di Jakarta. Dapat menghubungi Bapak Kholis Mahfudi. Dengan biaya yang lebih murah sekitar Rp 800.000,- (bisa berubah sewaktu-waktu)